11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• 
  Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• 
  Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• 
  Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• 
  Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• 
  Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• 
  Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• 
  Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• 
  Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• 
  Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• 
  Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• 
  Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• 
  Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• 
  Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• 
  Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. 
   Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. 
   У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. 
   Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• 
  По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• 
  По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• 
  По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• 
  Занимают мало места сами по себе.

• 
  Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• 
  Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• 
  Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• 
  Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• 
  Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• 
  Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• 
  Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• 
  Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• 
  Уберегают файлы от огня или влаги.

• 
  Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• 
  Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• 
  Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• 
  Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• 
  Сортер.

• 
  Канцелярские конверты.

• 
  Вертикальные лотки.

• 
  Стойки.

• 
  Портфели.

• 
  Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

Как хранить документы, варианты хранения

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Где хранить?

Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.

Удобный бокс для хранения документов

Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.

Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.

Хранение документов в стеллаже

Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.

Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе

к оглавлению ↑

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

к оглавлению ↑

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑

Видео

Автор: Михаил Бонд

Рейтинг:
Загрузка…

Понравился пост? Поделись с друзьями!

Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

• Документы не разобраны за целый год
• Документы хранятся не в одном месте
• У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

• несколько папок с файлами,
• три канцелярских папки с кольцами,
• несколько скоросшивателей,
• большая папка на замке для важных документов,
• много файлов,
• папки пластиковые разных цветов и размеров,
• наклейки для идентификации,
• один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

• нежелательная почта – такой не было
• рекламные каталоги – выбрасываю сразу
• объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
• журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
• Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
• Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
• Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
• Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

1. документы, которые я ношу всегда с собой
2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

Система хранения документов дома ·

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Похожие статьи:

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

• Хранить важные документы удобно
• Избавиться от гор ненужных бумаг
• Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

• Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
• Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
• Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
• Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
• Медицина (выписки, обследования, страховки)
• Гарантийные талоны и чеки
• Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

• Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
• Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

• Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
• Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

• Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
• Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
• Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
3. Медицинские документы, страховки.
4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,

the A

Images: HOMEY oh my!

Тут еще много интересного:

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

Лучшая система подачи документов на дом для вас

Лучшая система хранения документов для дома для работы с домашними документами. Как настроить удобную систему организации бумажных документов для вашего дома.

Лучшая система подачи документов на дом

Я систематизировал документы для себя и своей семьи на протяжении десятилетий.

И то, что у меня сработало, — это использование комбинации папок и простой в использовании файловой системы.

Ключ к систематической работе с документами — это наличие у системы .

В хорошей домашней файловой системе должно быть следующее:

• Визуальный компонент — Цветовое кодирование файлов по категориям или назначению помогает быстрее находить папки.
• Процесс очистки документов — Нам нужна система очистки наших файловых систем, чтобы мы не возились с документами вечно.
• Простота использования — Чем проще в использовании, тем выше вероятность, что вы действительно внедрите систему.Вы хотите иметь возможность быстро хранить файлы вместо того, чтобы создавать огромную кучу «в файл» на своем столе.

Связано: Инструмент, который я использую для организации своего картотеки

Подходит ли вам оформление документов?

Система хранения, которую я использую, может разумно организовать каждую бумагу в нашем доме.

Но я предпочитаю использовать папки для упорядочивания некоторых документов.

Почему?

Потому что я обнаружил, что есть какие-то бумаги, которые мне нужно часто приносить с собой из дома.

Папка с бумагами, необходимыми мне для определенных целей, например, медицинскими записями и документами, необходимыми после переезда, имела большой смысл.

Приятно было схватить скоросшиватель и отправиться в путь!

Но для других домашних документов, , для нас лучше всего подходит домашняя файловая система .

Связано: Идеи для организации бумаги со скоросшивателями

Моя домашняя файловая система

После многих лет проб и ошибок я наконец решил начать использовать систему Freedom Filer для организации бумажной работы дома.

Для нас он щелкнул по всем полям — он имеет цветовую кодировку, прост в использовании и имеет встроенную систему продувки.

Фактически, когда я использую эту файловую систему, я могу очистить папки, даже не просматривая документы внутри.

Как человек, у которого раньше был картотечный шкаф со старыми счетами за кабельное телевидение, страховыми полисами и расшифровками стенограмм, для меня такое облегчение, наконец, почувствовать, что у меня есть контроль над документами.

Freedom Filer

Посмотрите это видео, чтобы увидеть Freedom Filer в действии:

Домашняя файловая система Freedom Filer упрощает настройку системы организации бумажных файлов:

• Этикетки предварительно напечатаны и имеют цветовую кодировку. Вам не нужно придумывать названия ярлыков — все сделано за вас!
• Следуйте их процессам, и это работает! К каждому набору Freedom Filer прилагается буклет, в котором четко изложен процесс настройки и обслуживания файлов.
• Временные файлы и постоянные файлы разделены. Это значительно упрощает очистку ваших файлов. Вам даже не нужно смотреть на временные файлы, когда их выбрасывают, и можете быть спокойны, потому что к вашим счетам за электроэнергию за прошлый год нет никаких важных документов.
• Настраиваемый. Вы можете настроить систему для любого объема документов, и они даже включают пустые ярлыки на случай, если вам нужно сделать индивидуальные ярлыки для ваших файлов.

Стоит ли Freedom Filer своих денег?

Когда я решал, покупать или не покупать систему Freedom Filer, я фактически попытался сделать это своими руками и воссоздать систему сам.

Но я обнаружил, что для меня дешевле просто купить наклейки ( The Home 1/5 Tab Filing System ) от Freedom Filer и использовать мои старые висячие папки для настройки моей системы.

Кроме того, это сэкономило мне время и умственную энергию на попытки придумывать различные ярлыки, категории и т. Д.

Эта система организации файлов сэкономила мне часы и избавила меня от стресса и расходов, связанных с необходимостью замены важных документов.

Это того стоит!

Перейдите сюда, чтобы узнать больше о системе хранения файлов Freedom Filer

Как организовать бумажную работу дома

Нужны новые идеи для организации бумажной работы дома? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

Как создать эффективную домашнюю файловую систему

Это сообщение в блоге может содержать партнерские ссылки.Это означает, что если вы нажмете кнопку и сделаете покупку, я могу бесплатно заработать небольшую комиссию для вас.

Если у вас беспорядок с домашними документами, первое, что вам следует сделать, — это создать организованную домашнюю систему подачи документов.

Помимо надежного хранения важных документов, домашняя файловая система НАМНОГО облегчит вам работу мамы, потому что вы сможете найти то, что вам нужно, в любой момент.

И, что лучше всего, у вас не будет случайных стопок бумаги, загромождающих каждую плоскую поверхность в вашем доме!

Несмотря на все преимущества, некоторые люди думают, что файловая система требует много работы.

Раньше я чувствовал то же самое. так что я позволил газетам скапливаться по всему дому. В конце концов, они накрыли наш обеденный стол, из-за чего мы вынуждены были есть в гостиной. 😞 Я знал, что что-то нужно изменить, поэтому придумал, как лучше всего подать все наши домашние бумаги.

А теперь я здесь, чтобы показать вам, как мне это удалось!

Как вы решите подавать свои хозяйственные бумаги — решать вам. Не существует определенного правильного или неправильного пути, поскольку все и каждая семья разные.

С учетом сказанного, я рассмотрю пару общих категорий, которые могут быть полезны для семей. И я также расскажу о некоторых способах организации газеты у себя дома.

Прочитав этот пост, вы точно будете знать, как создать организованную файловую систему. И у вас будет довольно хорошее представление, какие категории домашней файловой системы подойдут вам.

Итак, приступим!

Это сообщение в блоге может содержать партнерские ссылки.Это означает, что если вы нажмете кнопку и сделаете покупку, я могу бесплатно заработать небольшую комиссию для вас. Пожалуйста, ознакомьтесь с моей политикой раскрытия информации для получения полной информации.

Сделайте еще один шаг вперед с бесплатным мини-переплетом для дома!

Используйте этот мини-набор для печати, чтобы упорядочить всю важную домашнюю информацию

Шаг № 1 — Обратите внимание на потребности вашей домашней системы хранения документов

При оформлении домашних документов следует учитывать несколько моментов:

— Вы хотите, чтобы ваша система была простой в использовании

Если он слишком сложен или слишком забит, вы, скорее всего, вообще откажетесь от него.

— Его нужно организовать так, чтобы вы могли найти то, что вам нужно

— И вы хотите, чтобы ваша файловая система могла адаптироваться к жизненным изменениям

Например, если вы планируете иметь больше детей, вам нужно будет добавить больше файлов, чтобы их личные записи хранились отдельно от ваших детей старшего возраста. По мере взросления вам также может потребоваться добавить файлы, например информацию о выходе на пенсию, инвестиционные документы, завещания и т. Д.

Так что найдите время, чтобы подумать, что вам нужно в отношении вашей домашней файловой системы .

Шаг № 2 — Рассмотрите место для хранения

Прежде чем пойти и что-нибудь купить, подумайте о своих потребностях в хранилище.

Есть ли у вас место для картотеки? И будет ли к нему легко получить доступ?

Если нет, не беспокойтесь! Есть много альтернатив шкафов для хранения документов!

Пластиковые контейнеры для файлов

Они прочные и недорогие, их можно ставить друг на друга.

Они как раз подходят для хранения по категориям или по лицам.А пластиковая поверхность отлично подходит для создания персонализированных этикеток.

Возможно, вы видели их на Pinterest для хранения целых коллекций школьных документов. Файловые контейнеры (или файловые ящики) имеют очень много полезных применений!

Щелкните здесь, чтобы заказать один на Amazon.

Картонные коробки для банкиров

Ящики

Bankers изначально создавались для хранения нескольких записей в одном месте. Они изготовлены из картона, что делает их очень экономичными.

Но они также хорошо подходят для хранения личных файлов у вас дома! Ящики Bankers лучше всего подходят для файлов, к которым вам не нужно часто обращаться, поскольку они предназначены для штабелирования.

Вы можете купить их на Amazon здесь.

Стенд для хранения

Было бы здорово, если бы у вас было время и средства для создания одного из них!

И я нашел учебник, который показывает, как именно создать скамейку с выдвижным ящиком!

Если у вас нет места для традиционной домашней файловой системы, это будет отличный способ использовать скамейку, которая у вас уже есть! Конечно, я не строил его сам, поэтому, если вы решите построить его, дайте мне знать, как это получится.

Корзина для хранения документов своими руками

Какой великолепный способ хранить документы по дому!

Это идеальное решение, если вам не нравится суровый вид шкафов для документов, пластиковых контейнеров или картонных коробок. Вы можете разместить их в своем домашнем офисе без ущерба для декора.

Корзина, изображенная ниже, доступна на Overstock.com за 35 долларов.

Или вы можете сделать свои собственные, используя плетеную корзину и набор каркасов для файлов!

Боковой картотечный шкаф

Боковой шкаф для папок обычно используется в офисе.Но вы можете найти несколько очень хороших для своего дома! Обычно они идут с двумя или более глубокими ящиками. Файлы можно размещать спереди назад или слева направо.

Они идеально подходят для домов, в которых много файлов. И обычно вы можете найти боковые шкафы для папок в большем количестве вариантов стиля, чем традиционные шкафы для папок.

Этот шкаф от Office Depot — один из самых бюджетных шкафов, которые я нашел. По состоянию на февраль 2020 года он продается по цене 99 долларов.

Шаг № 3 — Закупка расходных материалов

После того, как вы определились с файловой системой, пора покупать все необходимое!

Независимо от того, выберете ли вы картотечный шкаф или другой вариант, вам все равно понадобятся несколько висячих файлов и папки с файлами манилы.

Но есть несколько разных вариантов, которые следует учитывать:

Подвесные напильники

Это относится к размеру бумаги. Legal-size обычно используется в офисе или юридическом учреждении.Хотя размер письма — это, вероятно, то, с чем вы чаще всего сталкиваетесь дома.

Если у вас файловая система стандартного размера, вам, скорее всего, потребуются подвесные файлы формата Letter. В то время как с боковым картотечным шкафом вы можете использовать формат Legal или Letter.

Висячие файлы обычно поставляются в упаковке по 25 штук примерно за 10 долларов. И вы можете найти их всех цветов радуги!

Вы можете приобрести некоторые из них в магазине канцелярских товаров, Walmart, Target или Amazon.

Папки с файлами в Маниле

Папки с файлами Manila используются внутри подвешенных файлов для дальнейшего разделения типов файлов.

Есть несколько различных вариантов на выбор.

• 1/3, 1/2, 1/5, 2/5 или прямые выступы
• Сортировка, левое, правое или центральное положение

Это относится к размеру и положению показанного выступа вверху папки. В основном это вопрос предпочтений.Некоторые люди предпочитают, чтобы все вкладки располагались на одной прямой, в то время как другие предпочитают видеть их все сразу.

Они доступны во всех тех же местах, что и висячие файлы. Или вы можете щелкнуть здесь, чтобы заказать на Amazon.

{Side Note} Я рекомендую покупать папки с файлами в одном положении: слева, справа или по центру. Просто потому, что проще добавлять и удалять файлы, когда все вкладки расположены на одной линии.Кроме того, различные вкладки сложнее для глаз, потому что вам нужно бегать глазами, чтобы найти нужную папку.

Этикетировщик

Изготовитель этикеток не является обязательным, но если он входит в ваш бюджет, его определенно неплохо иметь!

Я использовал средство создания этикеток для создания всех категорий в моей файловой системе. Это помогает мне более четко идентифицировать ярлыки, тем более что мой почерк ужасный!

Этикетировочная машина Brother P-Touch идеально подходит для базового домашнего использования.У меня есть один уже 3 года, и он до сих пор отлично работает! В настоящее время они стоят около 30 долларов на Amazon.

Шаг №4 — Соберите все свои бумаги

Теперь, когда у вас есть все необходимые материалы, следующий шаг — собрать всю бумагу.

В этом шаге нет необходимости, но я рекомендую его.

Когда я впервые установил файловую систему в своем собственном доме, у меня были стопки бумаг по всему дому. Я попробовал подавать кучей, но быстро понял, что это не лучшая идея.Я продолжал находить все больше и больше категорий, которые мне нужно было добавить к зависшим файлам, из-за чего мне приходилось переделывать и переставлять вкладки.

Если вы только что закончили расхламливать бумагу из Части 1 из серии «Работа с домашними документами», вы можете пропустить этот шаг, потому что вся ваша бумага уже должна быть объединена.

В противном случае все, что вам нужно сделать, это просто собрать всю бумагу в одном конкретном месте.

Это может быть обеденный стол, письменный стол или даже пол.

Шаг № 5 — Начните категоризацию!

Собрав всю бумагу в одном месте, вы легко сможете определить, какие категории вам понадобятся для вашей системы хранения документов.

Я предлагаю создать список категорий, которые вы можете идентифицировать в своих документах. Так что пролистайте всю статью и обратите внимание на все категории или подкатегории, которые вы заметили.

Они будут использоваться для заголовков папок.

Нет правильного или неправильного способа сделать это.У каждого дома будут разные категории, и у каждого свои предпочтения. Вы можете предпочесть, чтобы ваши личные документы регистрировались по типу, как во всех свидетельствах о рождении вместе, во всех медицинских записях и т.д.

В любом случае, я рассмотрю пару общих категорий домашних хозяйств, а также категории, которые у меня есть в моей собственной файловой системе для семьи из 6 человек.

Финансовая отчетность

• Банковские счета (отдельные счета)
• Налоги (по годам)
• Доход (квитанции о выплате пособий, SSI или справки об инвалидности)
• Долги
• Выписки по кредитной карте
• Студенческие ссуды
• Банковские ссуды
• Благотворительные взносы
• Арендная плата
• Ипотека
• Счета
• Пенсионные счета
• Инвестиции
• Пенсии

Любые другие финансовые записи также будут помещены в этот раздел вашей домашней файловой системы.

Хозяйственные документы

• Страхование арендаторов
• Страхование домовладельцев
• Страхование автомобилей
• Право собственности на автомобиль, кредитные документы и записи о техническом обслуживании
• Гарантии и квитанции (храните объемные руководства в другом месте

• Мебель
• Приборы
• Телевизоры
• Мобильные телефоны
• Ювелирные изделия

Вы, конечно, можете поместить информацию об автомобиле в отдельную категорию.У меня домашняя файловая система настроена таким образом, потому что нижний ящик моего картотеки зарезервирован для всех наших личных документов.

Верхний ящик нашего картотечного шкафа используется для хранения финансовых отчетов, информации о доме и автомобиле, а также гарантийных обязательств.

Как видите, в моей файловой системе есть разные вкладки в папках с файлами. Я купил их много лет назад, прежде чем я понял, что прямолинейная подача бумаги — лучший вариант. Мне удалось заставить его работать, сгруппировав левую, правую и центральную вкладки в «категории». Они не совпадают идеально, но их достаточно.

Vital Records

• Свидетельства о рождении
• Паспорта
• Свидетельства о браке
• Свидетельства о смерти
• Иммиграционные документы
• Водительские права / Карты социального страхования

Личная информация

• Медицинское страхование
• Прививки
• Медицинские / стоматологические записи
• Информация о школе
• Художественное произведение (у меня есть файл с рисунками только для малышей; рисунки моих старших детей хранятся в специальной коробке, так как их так много)
• Информация о наследстве / документы о завещании (для умерших членов семьи)
• Информация о домашнем животном (ветеринарные справки, прививки и квитанции)
• Разное

Учетные записи

• Стенограммы
• Градусы
• Дипломы
• Сертификаты

Мой нижний шкаф для документов немного заполнен, а папки с файлами изогнуты, но он все еще работает для нас.

Шаг № 6 — Добавьте ярлыки на основе ваших личных категорий

Не пропускайте этот шаг только потому, что у вас нет производителя этикеток. Помеченные категории — самая важная часть домашней файловой системы!

Если вы не можете легко определить, какая папка используется для каких целей, вы, скорее всего, вообще откажетесь от файловой системы.

И это вам совсем не поможет! Так что создавайте ярлыки для своих личных категорий любым удобным для вас способом.

Вы можете распечатать свои собственные этикетки с компьютера или написать их от руки темным маркером, например маркером.

Новые ярлыки, которые я добавляю в свою систему регистрации для домашних животных.
На прошлой неделе у нашей двери появился кот, поэтому мне нужно добавить для него еще одну медицинскую карту.
До сегодняшнего дня я хранил только медицинские записи нашей собаки Дейзи. Теперь, когда у нас есть еще один питомец, мне нужно добавить второй файл для подвешивания.

В идеале каждый висячий файл будет использоваться для основных категорий, а папки с файлами манильского типа будут использоваться для подкатегорий.

В приведенном выше примере я создал два новых файла для подвешивания для нашей кошки и собаки, Daisy и Rotto. И в их висячих файлах у меня есть папки с файлами для разделения подкатегорий, таких как медицинские записи.

У каждого в моей семье есть свой файл для подвешивания, и у каждого из нас есть отдельные подкатегории, которые хранятся внутри наших файлов для подвешивания. У нас есть папки для свидетельств о рождении, медицинской страховки и т. Д. Но у моих детей есть дополнительные папки для иллюстраций и прививок.

Такая настройка картотеки позволяет очень легко добавлять и удалять категории по мере необходимости. (Например, на прошлых выходных у нашей двери появился кот, поэтому я использовал это занятие по организации картотеки как возможность создать новую папку только для него!)

Шаг № 7 — Сохраните все в соответствующей категории

Теперь все, что осталось сделать, это начать подавать всю свою бумагу!

Честно говоря, эта часть может занять некоторое время.Но оно того стоит!

Самый простой способ сделать это — быстро отсортировать небольшую стопку бумаги и добавить каждый лист в общую категорию. Как только все статьи попадут в соответствующую категорию, вы можете просмотреть их и разделить на дополнительные подкатегории.

На изображении ниже я храню личные документы своей семьи.

Работая на 15-минутных сессиях, я разбирал небольшие стопки бумаг, которые нужно было заполнить.

Каждый листок бумаги оказался у кого-то в стопке.Будь то медицинские записи, произведения искусства или квитанции. Это оставило мне пару общих стопок для каждого члена семьи (которые разделены заметками).

Когда я закончил сортировку исходной стопки бумаги, я начал разбивать на подкатегории стопку одного члена семьи за раз.

Например, в моем стеке было несколько старых квитанций о выплате зарплаты и несколько страховых заявлений. Квитанции о доходах были зарегистрированы в моем файле о доходах в разделе «Кисточки для оплаты труда Николь», а страховые ведомости — в моем личном файле в разделе «Страхование».

Подача документов — это легкий ветерок, когда все похожие документы объединены вместе! Если бы я попытался подать исходную пачку бумаг по одной, мне потребовалось бы намного больше времени, чтобы искать папку «Доход» каждый раз, когда я наталкивался на одну из своих квитанций о заработной плате.

Займите столько времени, сколько нужно, чтобы все запилить. Вы хотите, чтобы каждый листок бумаги был помещен в соответствующую категорию.

Шаг № 8 — При необходимости используйте другие системы подачи документов

Помните, вам не обязательно придерживаться стандартного шкафа для хранения документов.Если шкафы для хранения документов вам не нравятся, есть много других способов организовать вашу бумагу.

Вы можете использовать некоторые из систем, о которых я упоминал в начале этого поста, например, файловые контейнеры или банкирские ящики. Или вы можете использовать переплеты! Некоторым людям нравится использовать папки для хранения всех из своих домашних документов.

Например, я использую папки для определенных документов, к которым я часто обращаюсь, например, моей медицинской документации. Я не храню в папке все медицинские записи моей семьи, только свою, потому что мне нужно часто приносить их с собой к врачу.Их можно легко схватить, когда я выбегаю за дверь.

Я также использую скоросшиватель для страниц с планированием еды, документов в блогах, объемных руководств по бытовой технике и некоторой информации о программе Positive Parenting, в которой я участвую. Я использую две подставки для книг, чтобы хранить их на нашей барной стойке рядом с микроволновой печью.

В качестве альтернативы вы можете хранить свои жизненно важные документы в сейфе или пожаробезопасном ящике.

Если честно, это то, что я хотел сделать.Это в моем списке дел.

Твоя очередь

Итак, вы готовы настроить домашнюю файловую систему? Не позволяйте мысли захлестнуть вас! Если вы будете следовать простым шагам, перечисленным выше, вы сможете избавиться от этого в кратчайшие сроки!

Вы даже можете разбить процесс на отдельные этапы. Выделите себе достаточно просторное рабочее место, и вы сможете работать по шагам в любое удобное для вас время!

Помните — этот процесс будет работать для любого типа файловой системы.

Независимо от того, используете ли вы традиционный шкаф для документов, пару ящиков для файлов или несколько папок, просто убедитесь, что вы выполняете шаги в правильном порядке:

1. Учитывайте свои личные потребности…
2. … И место для хранения
3. Купите нужные расходные материалы
4. Соберите всю свою бумагу
5. Обратите внимание на общие категории и подкатегории
6. Добавьте ярлыки
7. Сохраните все в соответствующей категории
8. При необходимости используйте другие файловые системы и не бойтесь менять их, если что-то не работает.

Настройка домашней файловой системы снимает с ваших плеч огромный груз.Это так освобождает возможность найти то, что вам нужно, в любой момент!

Когда вы будете готовы упорядочить свое домашнее хозяйство и упорядочить документы, возьмите бесплатную мини-версию Папки для дома организованной мамы . 👇 Когда у вас есть вся важная информация в одном месте, вы сэкономите время и пространство для мозга, чтобы у вас было больше свободного времени, чтобы тратить на то, что вы любите!

Последние сообщения

Полное руководство: как организовать почту

Как организовать ежедневную работу с документами

Простое решение для всех входящих документов

Не знаете, как стать организованным? Сделай это!

Как раз и навсегда организовать свой почтовый ящик

20 самых вдохновляющих командных центров

Homemaking 101 Series: My Simple Home Filing System

Могу я поднять руку тому, кто из нас не особенно любит бумажную работу? Моя рука высоко поднята, и после того, как я был женат 30 лет и являясь основным хранителем нашей документации и оплаты счетов, я прошел через так много разных систем регистрации, что даже не могу их сосчитать.

Позвольте мне сказать вам, что я нашел тот, который лучше всего подходит для нашего дома, и мой образец работы с документами в несколько организованной манере. Я больше не куплю еще одну книгу по домашнему архиву!

Нам всем нужна какая-то организация, когда дело касается ведения документации в наших домах. Это упрощает налоговое время, помогает, когда вам нужно найти квитанцию, и позволяет быстро сортировать почту на ежедневной основе.

Заявление об ограничении ответственности: эта система не будет работать, если вы перфекционист, когда дело касается подачи документов.Это довольно расслабленно и не занимает много времени.

В моем доме есть три области, в которых я храню документы (звучит сложно, но это не так — вы можете разбить свою на две части, прочесав офис и кухню): Мой рабочий стол, кухонный стол и наш главный шкаф для документов.

Мы ведем домашний бизнес, и я также веду книги для нашей церкви, но сегодня я имею дело с домашней файловой системой

(В конце поста я связался с некоторыми расходными материалами через свою партнерскую ссылку Amazon.Целью ссылок является больше показать вам предметы, которые я использую, чтобы вы имели представление о системе, о том, насколько она проста и насколько распространены расходные материалы. Ничего особенного!)

Место регистрации офиса:

1. У меня есть почтовый ящик для всей открытой входящей почты, которую нужно обработать. Это также место, где семья может оставить мне вещи, о которых нужно позаботиться; речь идет о счетах, приглашениях, письмах, налоговой информации и т. д.

2. У меня есть файловый ящик на рабочем столе со следующими пометками:

Депозиты
Счета к оплате
Элементы календаря
Личные данные в файл
Бизнес в файл
Церковные документы в файл
Элементы блога в файл
2 Налоговые информационные элементы

Вам также может понравиться: Изучение Библии поможет занятым мамамEP 82: Ободряйте своего мужа {Правило 80/20 Элизабет Эллиот}

3.Отсюда становится довольно легко. Когда я беру элемент из почтового ящика, он помещается в соответствующую папку. Если это счет к оплате, он попадает в папку оплаты счета. После оплаты счета он попадает в папку, в которой указывается, был ли это предмет личного, делового или церковного (эти папки можно удалить, если вы умеете сразу же хранить предмет или заботиться о нем, а я нет. Следовательно, папки для хранения ) . Обычно я плачу по счетам и делаю вклады раз в неделю.

Элемент календаря будет полученным приглашением.Он получает ответ, помечается в календаре и переходит в папку хранения на случай, если мне понадобится дополнительная информация по мере приближения даты. После мероприятия его отбрасывают, и часто приглашение можно просто выбросить после того, как оно занесено в календарь.

Адресные элементы — это ярлыки для возврата (я отрываю обратный адрес от конверта, полученного с адресом, которого у меня нет) или обновления, когда кто-то перемещается, что мне нужно поместить в мою адресную книгу. Я просматриваю его раз в месяц и выбрасываю их, когда они обновляются или вводятся.

Налоговая информация — это еще одна папка для хранения, потому что я не умею быстро заполнять документы, поэтому она может вам не понадобиться.

4. Если вы умеете быстро заполнять файлы, вы можете удалить многие из этих папок и шагов. Я, как правило, оплачиваю счета и делаю вклады еженедельно и ежемесячно подаю большую отчетность.

Основная область хранения:

1. Это простая система, которую я придерживаюсь, поскольку я нашел, что чем проще, тем больше вероятность, что я буду поддерживать ее в порядке. У нас есть большие картотеки, потому что у нас есть домашний бизнес, поэтому я храню небольшую их часть для наших личных файлов.Я использую висящие папки с папками с файлами для подкатегорий, где это необходимо. Вот мои ярлыки папок для основной области с краткими описаниями, которым нужно следовать:

— Долгосрочные улучшения дома — Подпапка Информация об ипотеке
— Страховые полисы — Подпапки для Автомобиль, Дом, Жизнь, инвалидность и зонтик
— Налоговая информация
-Информация об автомобиле 96 -2014 Личный

Долгосрочные улучшения дома — Они пригодятся для налоговых целей, когда вы продаете свой дом.Сохраняйте квитанции обо всех улучшениях, которые вы сделали в своем доме. Это поможет снизить стоимость прироста капитала при продаже. Я также храню здесь папку с информацией об ипотеке нашего дома (для целей налогообложения) — Посетите здесь, чтобы получить дополнительную информацию.

Страховые полисы — Каждый полис находится в отдельной папке в основной папке страхования.

Налоговая информация за текущий год — Это информация, которая нам понадобится в конце года для налогов за текущий год.Все поданные налоговые декларации и документы хранятся в сейфе в подвале.

Информация об автомобиле — Здесь хранится информация о праве собственности и ремонте автомобиля.

Основная папка с пометкой года — Я помечаю ее год и помещаю сюда все оплаченные счета, квитанции и все остальное, что я могу подать. Раньше я держал папку на каждый месяц года и сохранял ее таким образом, но обнаружил, что хранить все это в одной большой подвесной папке с файлами так же легко.

Если мне нужно найти квитанцию ​​или корешок счета (очень редко), у меня может быть несколько минут на сортировку, но немного.Я также обнаружил, что не теряю документы и не могу вспомнить, куда я их подал, поскольку вариантов не так много.

Мои документы резко сократились из-за онлайн-оплаты счетов через мой банк. Я получаю выписки со своего банковского счета и кредитной карты онлайн и сохраняю их на семейном сетевом диске.

Некоторые другие важные документы:

1. Еще одна область, о которой я не упомянул, — это руководства для прибора, которые хранятся рядом с прибором или в той же комнате.Большинство руководств теперь доступны в Интернете, так что это необязательный элемент, который нужно держать под рукой.

2. Другие важные документы, такие как свидетельство о браке, свидетельства о рождении и т. Д., Хранятся в сейфе в подвале.

3. В наших транспортных средствах мы храним информацию о регистрации и страховании автомобиля в перчаточном ящике.

4. У меня есть специальная папка, известная моей семье (на случай смерти) с информацией для входа в наши финансовые и любые другие важные счета, к которым мы получаем доступ онлайн или офлайн.Здесь также есть контактная информация нашего бухгалтера и адвоката. (Пока я пишу это, я понимаю, что мне нужно кое-что обновить).

Зона хранения на кухне: (Больше личных вещей для дома)

(Мой кухонный стол — слева вы видите мои папки)

1. У меня есть файловый ящик рабочего стола со следующими папками. Они будут соответствовать потребностям и занятиям вашей семьи.

Церковный справочник
Пустые бланки для планирования меню
Этикетки и почтовые расходы — Я держу наши ярлыки с обратным адресом и марки под рукой
Статьи для чтения — из журналов или распечатанные из Интернета
Купоны
Сострадание — Письма от нашего ребенка Сострадания
Планировщик — Я распечатываю еженедельные листы из Планировщика Уверенной мамы

Собираем все вместе:

Я хочу, чтобы вы проследили за мной пару пунктов от начала до конца в моей файловой системе.Большая часть моей регистрации в основном поле для хранения документов выполняется один раз в месяц. Это делает мою регистрацию такой быстрой и легкой, и я могу найти что угодно за считанные минуты (иногда секунды).

Счет за электричество
1. Оплатите счет онлайн.
2. Положите корешок в личную папку в офисе.
3. В конце месяца выньте все элементы из личной папки, чтобы сдать их в офис и отсортировать в нужное место в основной области хранения. Оплаченный счет за электричество просто попадал в основную папку.

Изменения в полисе автострахования
1. Изменение страховки поступает в почтовый ящик.
2. Открыл и поместил в личную папку файлов в офисе.
3. В конце месяца изменение полиса помещается в подпапку автострахования в папке страхования в основной области регистрации.

Приглашение на свадьбу
1. Попадает во входящие.
2. Открыл, ответил и пометил в календаре.
3. Я сохраняю приглашение в папке календаря на случай, если мне понадобится дополнительная информация, когда наступит дата.

Купоны продуктового магазина или ресторана
1. Те, которые могут быть интересны, помещаются прямо в файл купонов на моем кухонном столе, и, если они не используются, выбрасываются по истечении срока их действия.

Хранилище файлов на конец года:

1. В конце года я беру эти папки из основной области хранения (2014 Личный), относящиеся только к самому году, и помещаю их в ящик банкира для длительного хранения (мы храним их в течение семи лет, а затем измельчаем) . Налоговые формы за год хранятся в нашем сейфе.Я держу наши налоговые формы семь лет, а затем мы уничтожаем старые документы, которые не нужны. Долгосрочная папка никогда не перемещается, а страховая папка быстро очищается, чтобы увидеть, что можно зарегистрировать в этом текущем году.

The Stuff: (Обратите внимание, что это партнерские ссылки, но они предлагаются больше, чтобы показать вам, как выглядят продукты, которые я использую. Вы можете купить их в местном магазине канцелярских товаров.)

Desktop File Ящик:

Ящик для документов на кухне:

Пример почтового ящика:

Подвесные файловые папки для файловой системы рабочего стола и основной файловой системы:

Папки с файлами: (я люблю создавать забавные папки для файлов рабочего стола)

Ярлыки папок с файлами (я пишу на них от руки — мне нужно слишком много времени, чтобы сделать их на компьютере)

Банковские ящики для хранения на конец года:

Домашний сейф:

Мой отказ от ответственности: Я не являюсь профессиональным бухгалтером или финансовым консультантом, поэтому, пожалуйста, проконсультируйтесь со своим бухгалтером, прежде чем вы решите, как создать файловую систему для вашего собственного дома.Я просто знаю, что работает для нашей семьи, и надеюсь, что это даст тем из вас, у кого несистема, простая отправная точка. Я даже не занимался здесь файлами домашнего обучения или записями блоггеров. В какой-то момент в будущем я хотел бы поработать над сообщением о том, как я буду отслеживать свои записи в блогах. Я храню файлы для нашего домашнего бизнеса и церкви, но у каждого из них есть отдельные файлы для каждой категории, но это все еще довольно просто.

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Самая лучшая система хранения на дому. Обзоры

На протяжении всей жизни вы собираетесь собирать кучу бумажных документов.Прежде чем вы это узнаете, бесконечный запас бумаг забьет ваш дом!

Представьте, что вы пытаетесь найти свои сертификаты или записи о собственности в небрежно сложенных файлах. Вы, вероятно, собираетесь перевернуть свой дом, проводя часы в поисках бумаги, которую смутно припоминаете, чтобы приносить домой. Будет чрезвычайно сложно извлечь что-то из кучи документов.

Однако с лучшей домашней файловой системой вы можете спрятать все свои файлы в организованном порядке, чтобы к ним можно было легко и быстро получить доступ.Это поможет вам хранить все аккуратно и безопасно, не тратя лишнего места!

Лучшая система хранения документов для дома: обзоры 2021

У нас есть 10 различных систем хранения документов для дома, которые предлагают множество преимуществ для безопасного хранения важных файлов.Вы никогда не потеряете свои документы, получив один из них!

1. Файловая система AmazonBasics для дома

Папка файлов расширяющегося органайзера AmazonBasics дает вам много места для хранения ваших файлов в порядке. Он аккуратно рассортирует их, чтобы вы могли легко их найти.

Как только вы поместите все свои вещи в эту вещь, вы обретете душевное спокойствие, зная, что вряд ли потеряете что-либо из них!

Все мы знаем, насколько хрупкая бумага. Малейшее воздействие любого повреждающего элемента может их уничтожить.AmazonBasics понимает это, и поэтому они создали эту модель из прочного полимерного материала.

Она водонепроницаема, поэтому не пропускает влагу, а также устойчива к разрыву. При хранении внутри этого устройства ваши файлы будут в максимально безопасном месте! Кроме того, это помогает носить с собой документы!

Одним из наиболее важных аспектов организации файлов является возможность их размещения таким образом, чтобы вы могли быстро получить к ним доступ. Эта бытовая файловая система предназначена для хранения до 900 листов бумаги, что часто больше, чем вам нужно.

Вы можете по отдельности поместить похожие файлы в 13 разных карманов, чтобы хранить их в порядке.

Каждый карман снабжен выступами, куда можно вставить написанные от руки этикетки. Это поможет вам определить разделы, просто взглянув на них.

Карманы предлагают много места, давая вам много места. Для вашего удобства они увеличиваются до 7/8 дюймов.

Основные характеристики:

• Обеспечивает безопасное хранение благодаря высокопрочной конструкции из полимерного материала.
• Вмещает 900 листов для хранения всех ваших вещей.
• Позволяет сортировать похожие документы по 13 различным разделам.
• Карманы расширяются до 7/8 дюймов, что дает больше места для хранения.

2. Система хранения подвесных бумажных документов AmazonBasics

Если вам надоело рыться в неорганизованной и длинной бумажной работе только в поисках единственного документа, этот документ может стать абсолютным благословением!

Этот подвесной органайзер для папок от AmazonBasics предназначен для безопасного и удобного хранения всех важных бумаг!

Каждый напильник имеет наконечники стержня с покрытием, что позволяет им плавно перемещаться вперед и назад.Поэтому, когда вам нужно получить доступ к файлам, вы можете быстро добраться до них и вытащить необходимые документы.

Вы будете точно знать, где хранятся ваши документы, поскольку они будут храниться в одной из 25 папок. Это потому, что каждая папка имеет настраиваемые ярлыки. Таким образом, вы сможете пометить каждый раздел по своему усмотрению.

Это позволяет вам идеально организовать все ваши диаграммы, отчеты, сертификаты и т. Д., Чтобы к ним можно было легко получить доступ позже. Больше не нужно бесцельно копаться в поисках документов с помощью лучшей домашней файловой системы !

Кроме того, наконечники стержней позволяют аккуратно размещать папки внутри шкафов, ящиков стола и ящиков для файлов.Это сделано для улучшения возможностей организации.

Эта вещь дает достаточно места для работы с большим количеством бумаг формата Letter. Это относительно дешево по сравнению с предлагаемой ценностью.

Основные характеристики:

• Предназначен для хранения большого количества бумаг формата Letter.
• Оснащен наконечниками стержней для удобного доступа к хранящимся документам.
• Может устанавливаться в ящики для документов, шкафы и т.п.
• Поставляется с настраиваемыми метками для упорядоченного разделения файлов.

3. AmazonBasics AMZ401 Система организации домашних файлов

Наша третья запись украшена еще одной инновационной системой организации домашних файлов AmazonBasics. Элегантная и простая, эта вещь позволяет вам легко спрятать все ваши важные документы в структурированном виде, чтобы они не занимали слишком много места. Многие считают ее лучшей бумажной файловой системой.

Ваши хрупкие бумаги будут храниться в прочных папках, которые сохранят их в целости и сохранности. Он предназначен для хранения до 100 документов формата Letter в своих папках с файлами.Приклад расширяется до ¾ дюйма, что дает вам больше места.

Как только вы его получите, вам не придется мучиться в мучениях поиска в стопках неорганизованных бумаг, чтобы найти нужную вам бумажную работу; потому что они будут сидеть внутри папок, чтобы вы могли просто потянуться и вытащить их!

Каждая папка имеет разные цвета, что позволяет хранить их отдельно. Это также упрощает идентификацию документов, чтобы вы могли быстро их найти.

Кроме того, различные язычки позиций значительно облегчат идентификацию!

Она вроде бы тонкая, но вы все равно получите от этой модели хорошее сопротивление разрыву.Таким образом, вы можете рассчитывать, что это поможет вам оставаться организованным в течение длительного времени!

Основные характеристики:

• Поставляется со 100 папками для хранения документов формата Letter.
• Сохраняет ваши документы в прочном чехле.
• Разнообразные цвета и фиксаторы положения для облегчения идентификации.
• Обеспечивает быстрый и легкий доступ к файлам для удобства.

4. Подвесные папки для файлов Pendaflex

Подвесные папки для файлов Pendaflex обеспечивают удобное хранение важных документов.Благодаря качественной сборке и аккуратным граням архивирование станет простым и увлекательным занятием! После того, как вы его настроите, вам больше не придется иметь дело с разбросанными бумагами.

Одна из худших черт случайного размещения вашей коллекции документов — это то, что она будет занимать большую часть вашего места. Ваши парты будут забиты стопками бумаг, и вам не останется места, чтобы сложить другие вещи.

Тоже будет выглядеть некрасиво! Это то, что эта простая домашняя файловая система призвана устранить!

Вместо того, чтобы небрежно бросать свои бумаги, вы можете аккуратно спрятать их в одну из 25 подвесных папок размером с букву.

Они бывают ярких цветов, чтобы помочь вам идентифицировать каждого из них и сделать вашу картотеку еще круче! Цветные файлы на вашем столе, несомненно, будут приятно смотреть.

Благодаря этикеткам и вставкам для печати вы всегда будете точно знать, где искать конкретные документы. Вам не придется выливать их все и проверять по одному!

Основные особенности:

• Яркие цвета сделают ваше пространство более ярким.
• Каждая коробка содержит 25 папок для бумаги формата Letter.
• Обеспечивает простую идентификацию с помощью этикеток и вставок для печати.
• Более светлые цвета салона помогают предотвратить случайные ошибки.

5. Организатор подвесных файлов SimpleHouseware Mesh

Этот органайзер файлов SimpleHouseware Mesh предназначен для экономии места и сохранения ваших организованных файлов в пределах досягаемости. К нему очень легко получить доступ, и вы можете хранить его где угодно. Ваше рабочее место станет еще более профессиональным!

Он оснащает ваш дом или рабочее место эффективным способом безопасного хранения всех ваших документов.Есть веская причина, по которой люди считают, что это одна из лучших систем хранения личных дел .

Прочная сетчатая конструкция из стали придает ей невероятную долговечность. Приятная черная отделка делает его более привлекательным.

Эта штука прекрасно держит висящие файлы с размером письма, отделенные друг от друга, что позволяет легко до них дотянуться. Вы можете мгновенно вставлять и выдвигать их!

Его можно разместить на любой плоской поверхности. К тому же, если вам нужно сменить позу, вы можете сделать все сами!

Внизу этого продукта вы найдете умно установленные резиновые ножки.Они защитят ваш стол от царапин, а также предотвратят скольжение всего устройства.

Благодаря простоте сборки, вы можете организовать свои файлы за короткое время, чтобы, наконец, избавиться от лишних бумаг!

Единственным недостатком этого является то, что папки с висячими файлами не включены. Придется покупать их отдельно. Тем не менее, он предлагает впечатляющие решения по экономии места и организации!

Основные характеристики:

• Предназначен для хранения файлов формата Letter.
• Спортивная стальная конструкция для повышенной прочности.
• Поставляется с резиновыми ножками для безопасного размещения на столе.
• Сверхлегкая сборка и быстрый доступ к файлам.

6. Противопожарная система хранения документов ENGPOW

Если вы беспокоитесь о сохранности своих бумаг, расширяющаяся папка для файлов ENGPOW может стать для вас фантастическим выбором. Помимо того, что ваши документы будут систематизированы, это также предотвратит их повреждение огнем и водой.Вы можете спать спокойно, зная, что ваши драгоценности надежно спрятаны!

Двухслойная конструкция из высококачественного огнестойкого стекловолокна, покрытого жидким силиконом, делает его чрезвычайно прочным.

В том случае, если эта вещь попадет в огонь, ваши файлы останутся нетронутыми и будут защищены от огня внутри коробки. Он с легкостью выдерживает температуру до 1832 ° F!

Организовать работу с документами станет проще простого благодаря 13 отдельным карманам, каждый из которых имеет свой индивидуальный цвет.

В эту расширяющуюся папку вы без проблем поместите до 600 листов! Таким образом, вы больше не увидите груды бумаг, разбросанных неорганизованно.

Вместо этого они будут помещены в эту элегантную и стильную систему организации домашних файлов . Благодаря цветным меткам поиск объектов не займет много времени.

Они служат для обозначения местонахождения определенных документов. Так что вам не придется часами возиться, пытаясь что-то найти!

Благодаря огнестойкой застежке-молнии вы можете свободно носить ее с собой.Он довольно легкий, поэтому портативность — еще одно преимущество этого устройства.

Обеспечивая надежную защиту, позволяя вам содержать все в порядке, неудивительно, что многие люди считают ее лучшей файловой системой для дома .

Основные характеристики:

• Обеспечивает отличную защиту от огня и воды.
• Сохраняет ваши файлы в порядке с максимальной эффективностью.
• Поставляется с цветными этикетками для легкой и быстрой идентификации.
• Имеет 13 разноцветных карманов для хранения до 600 листов.

7. Организатор папок для файлов YAOSSI / 24 кармана

YAOSSI предлагает одно из уникальных решений для хранения домашних файлов с его невероятной вместимостью, привлекательным дизайном и надежной защитой. Он также отлично подходит для использования в офисе и школе.

Эта вещь направлена ​​исключительно на то, чтобы упростить хранение ваших файлов в аккуратной организации, чтобы у вас был блаженный опыт работы с вашими печатными документами.

Благодаря огромной емкости в 3000 листов вам придется меньше тратить на покупку нескольких коробок. Благодаря 24 карманам вы можете легко разделить файлы для безупречной организации. Поскольку он увеличивается до 1,2 дюйма, у вас будет достаточно места в каждом кармане.

Многоцветные этикетки очень помогают в ускорении идентификации и доступа. Вы можете написать на вкладках, чтобы легко их классифицировать. К тому же цвета делают эту вещь красивой.

Эта папка для файлов отличается прочной конструкцией из исключительно прочных материалов из полиэстера 700D и полипропилена.В результате он полностью устойчив к разрыву и водонепроницаем, что обеспечивает максимальную защиту вашим важным документам.

Благодаря уникальному дизайну переплета стежки никогда не отпадут!

Угловые швы с усиленными стежками имеют металлические гофрированные углы, что делает его устойчивым к разрыву, деформации и растрескиванию. Благодаря прочному сцеплению этот блок не расколется слишком быстро, что обеспечит более длительный срок службы.

Основные особенности:

• Разработан из сверхпрочных и водостойких материалов.
• Предлагает огромную емкость для хранения большого количества объектов.
• Поставляется с 24 карманами для хранения файлов отдельно друг от друга.
• Имеет многоцветные ярлыки, чтобы вы могли быстрее идентифицировать файлы.

8. CNK Accordian Personal Filing Systems

Организатор файлов CNK Accordian крепок снаружи и умен внутри. Он идеально подходит для тех, кто хочет организовать свою жизнь, упорядоченно храня свои личные документы.Внутри этой штуки все будет в целости и сохранности.

Для вашего удобства в комплекте 24 кармана, что позволяет классифицировать документы по своему вкусу. Вы легко можете уложить около 1000 листов формата Letter и A4. Вставка и вытаскивание бумаги наружу будет гладкой и беспроблемной.

Внешний слой мешка изготовлен из вспененного полипропилена, который не имеет запаха, водонепроницаем и устойчив к разрыву! Таким образом, ничто не проникнет в этот продукт и не повредит ваши драгоценные документы.Сверху находится прочная ручка для переноски, которая позволяет вам свободно перемещаться с ней.

Кроме того, две овальные застежки обеспечивают надежный запорный механизм, предотвращающий случайное открывание. Независимо от того, сидит ли он спокойно в выбранном вами месте или во время транспортировки, крышка останется закрытой!

Карманы имеют стильные язычки, позволяющие легко маркировать и классифицировать их. Они большие и четкие, поэтому проблем с видимостью не будет. В результате вы никогда не потеряете информацию о местонахождении каждого из ваших файлов.

Основные характеристики:

• Особенности 24 отдельных самоклеящихся кармана для хранения 1000 бумаг.
• Хранит все в сверхпрочном футляре, обеспечивающем отличную защиту.
• Поставляется с застежками для закрытия крышки.
• Удобство переноски благодаря прочной ручке.

9. Расширяющиеся папки для файлов EOOUT, 8 шт.

EOOUT предоставляет вам восемь расширяемых папок для файлов для эффективной организации ваших личных и официальных документов.Эта довольно простая домашняя файловая система имеет яркий и красочный дизайн, чтобы вы могли с удовольствием хранить свои файлы. Он предлагает быструю вставку и удаление ваших бумаг!

Эта вещь предназначена для работы с бумагами формата Letter и A4 большой емкости. Каждая папка имеет пять карманов с большим количеством места, что позволяет легко разделить документы и хранить их в структурированном виде. Это, несомненно, сделает вашу жизнь более организованной, если вы позаботитесь о ваших документах!

Ваши вещи будут храниться в жестких слоях из высококачественного полипропилена.Таким образом, этот водостойкий и устойчивый к разрывам предмет гарантирует, что ничто не повредит вашим документам. Благодаря конструкции с застежкой-кнопкой, ваши файлы также будут защищены от падения.

С добавлением 8 листов самоклеящихся этикеток 64 разных цветов вам будет очень легко классифицировать документы.

После классификации и присвоения ярлыков вы сможете определить местонахождение каждого файла, просто взглянув на него. Он обязательно останется с вами на долгие годы, помогая вам оставаться организованным!

Основные особенности:

• Изготовлен из высококачественного полипропиленового пластика, который увеличивает срок службы.
• Позволяет эффективно организовывать несколько папок и карманов.
• Хранит файлы в безопасности внутри с помощью системы закрытия кнопки.
• Поставляется с 8 листами самоклеящихся этикеток для облегчения организации.

10. Папки для подвесных файлов ABClife Организатор файлов формата Letter

Организатор подвесных файлов ABClife возьмет все ваши важные документы, надежно сохранит их и быстро представит вам, когда они вам понадобятся!

Это поможет вам уберечь свои парты и другие места от стопок бумаг без категорий, которые торчат, как больные пальцы!

Эта вещь изготовлена ​​из экологически чистых материалов, прочных и надежных.Итак, прежде всего, вы контролируете безопасность окружающей среды!

Кроме того, он выглядит стильно и со вкусом, поэтому систематизация файлов не должна быть утомительной работой!

Спортивные выдвижные крючки, вы можете свободно повесить это устройство в своем шкафу, чтобы сэкономить место. Поставляется в упаковках по 5 штук, так что вы сможете хранить большое количество бумаг.

Имея 40 регулируемых вкладок, вы можете настроить организацию по своему усмотрению. Вы сможете получить доступ к любому файлу и сразу же извлечь его после того, как на него будет поставлена ​​метка.

Производитель поддерживает свою продукцию, предлагая 100% гарантию. Вы можете ожидать от них выдающегося послепродажного обслуживания.

Это довольно дешево, поэтому вы получите высокоэффективный органайзер, не повредив кошелек или банковский счет! Терять особо нечего!

Основные особенности:

• Поставляется с новым радужным дизайном, обеспечивающим привлекательный внешний вид.
• Изготовлен из прочных и экологически чистых материалов.
• Предлагает большую вместимость для ухода за большинством ваших вещей.
• Обеспечивает эффективную организацию с помощью 40 регулируемых вкладок.

Сравнительная таблица для Top Home Filing System

Лучшая система хранения документов для дома Руководство по покупке

Системы хранения документов идентичны друг другу , хотя некоторые из них имеют другой дизайн.Папки с файлами довольно распространены в офисах и школах, поэтому вы можете подумать, что все они похожи по качеству и эффективности. Что ж, вы не могли быть далеко от истины!

Если вы хотите получить все преимущества файловой системы дома, вы должны найти лучшую домашнюю файловую систему на рынке. Мы расскажем, как его выбрать. Вот ключевые особенности, которые вы должны учитывать:

Емкость

Емкость — это первое, что вы хотите проверить, прежде чем выбрать домашнюю файловую систему.

Некоторые из них имеют большой размер, что позволяет хранить огромное количество бумаги, в то время как другие предназначены для работы с небольшой загрузкой. Большие обычно имеют больше карманов и стоят дороже.

Помимо проверки вместимости, вы также можете проверить размер бумаги, для которой подходит ваша предпочтительная система хранения. Большинство из них предназначены для работы с бумагами формата Letter и A4.

Долговечность

Превосходная долговечность позволяет продукту обеспечивать длительное обслуживание и защиту ваших важных документов.Итак, обязательно узнайте, из чего он сделан.

Лучшая файловая система для дома — это система, созданная из сверхпрочных материалов, стойких к разрывам, поломкам и повреждениям, таким как вода и огонь.

Система домашнего архива Тип

Система домашнего архива доступна в различных типах. Вы захотите выбрать тот, который вам больше всего подходит.

Самый распространенный тип — это расширяющийся тип, который дает больше места. Он расширяется до нескольких дюймов, чтобы вы могли аккуратно помещать в него больше предметов.

Другой популярный тип — это подвесные папки с файлами. Они поставляются с определенными механизмами, позволяющими повесить их в картотеке, ящиках, ящиках и т. Д. Если вы предпочитаете скрывать их, вам больше подойдут подвесные.

Стиль папки с файлами

Наиболее распространенными стилями папок с файлами являются цветные папки с файлами, папки с файлами в манильском стиле и папки с файлами Kraft. Вы можете выбрать любой из них, который больше всего соответствует вашим предпочтениям.

Во-первых, цветные имеют радужные оттенки, чтобы легко организовывать и различать файлы на основе визуальных подсказок.

Если вы хотите защитить только что напечатанные документы от смазывания и размазывания, лучше всего выбрать стиль крафт. Папки Manila предлагают максимальную защиту, поскольку они обладают удивительной прочностью.

Доступность

Помимо упорядочивания вещей, вам понадобится быстрый доступ к ним. Нет смысла организовывать их, если вы не можете добраться до них достаточно быстро. Итак, вы должны убедиться, что ваша файловая система обеспечивает легкий доступ.

Людей также спросили (FAQ)

Зачем мне нужна домашняя файловая система?

Вы будете завалены стопками бумаг, если не будете их организовывать.Лучший способ сделать это — положиться на хорошую домашнюю файловую систему!

Как быстро найти определенные документы в файле?

Это не должно быть сложной задачей, если вы правильно пометили файлы. Вы можете прочитать этикетки, чтобы почти мгновенно определить, где именно находится ваша конкретная бумага.

Каков стандартный размер файловой папки?

Стандартный размер папки с файлами составляет около 9 x 12 дюймов. Большинство файловых систем рассчитаны на этот размер.

Предлагает ли система хранения документов защиту от огня?

Что ж, это не стандартная функция, но некоторые из них сделаны из огнестойких материалов, таких как « ENGPOW Fireproof Expanding File Folder Organizer ».

Что делает хорошую файловую систему?

Вам нужно что-то, что предлагает простоту, надежность и доступность. Это позволит вам легко и эффективно организовать вещи, а также обеспечит достойную защиту.

Заключительные слова

У вас наверняка возникнут проблемы, если вы не систематизируете свои документы и не оставите их разбросанными.

С лучшей домашней файловой системой вы можете легко предотвратить это.

Он защитит ваши файлы, поможет вам быстрее находить их и получить к ним доступ, а также сэкономит ваше место, и все это без необходимости тратить целое состояние!

Как создать домашнюю файловую систему для ведения документации

Каждый год становится все труднее собирать необходимую информацию для заполнения и подачи налоговой декларации, не так ли? Эту проблему можно решить, внедрив эффективную домашнюю файловую систему.

Но заполнение ваших годовых налогов — не единственная причина иметь хорошую систему подачи документов. Крайне важно сохранять квитанции, чтобы показать, сколько вы заплатили за недвижимость и инвестиции, а также чтобы подтвердить, когда были совершены покупки. Практически невозможно получить ссуду, не раскрывая данные о своих доходах и расходах.

Отслеживание документов — необходимость, и это может создать проблемы для неподготовленных и неорганизованных людей. Однако создать разумную домашнюю файловую систему может быть довольно просто.

Настройка системы регистрации

Если вы еще не перешли на безбумажную систему хранения документов, вы все равно можете легко управлять системой, чтобы отслеживать все свои записи.

1. Покупка необходимых материалов

Посетите свой любимый магазин канцелярских товаров и сделайте следующие покупки:

• Карманный файл размером с письмо, увеличивающийся до трех с половиной дюймов (примерно 3 доллара США)
• Несколько папок с файлами (менее 1 доллара каждая)
• Этикетки для папок с файлами (примерно 3 доллара за упаковку из 250 этикеток)

2.Создать ярлыки

Отметьте расширяющуюся папку на год. Затем создайте метку для каждой папки с файлами следующим образом:

• Личные расходы, такие как одежда, книги, продукты и развлечения
• Медицинский / стоматологический
• Коммунальные платежи
• Крупные покупки и благоустройство дома
• Выписки с банковского счета
• Инвестиции
• Выписки и квитанции по кредитным картам
• Корешки для оплаты
• Налоговая отчетность

3.Организуйте свои документы и файлы

После того, как вы пометили свои папки, приступайте к организации вашей файловой системы. По мере прохождения года вы можете добавлять больше папок для хранения квитанций по новым категориям, которые вам нужно отслеживать, например, расходы на образование, домашних животных или путешествия.

Поместите папки с файлами в расширяющуюся папку и надежно храните файловую систему в ящике или картотеке. Каждый раз, когда вы совершаете покупку или оплачиваете счет, возьмите за привычку сразу же класть квитанцию ​​в соответствующую папку.

Чтобы отслеживать платежи по счетам, создайте папку «Счета к оплате». Храните эту папку на видном месте, чтобы вам постоянно напоминали, что нужно регулярно просматривать ее, чтобы оплачивать неоплаченные счета. После оплаты каждого счета поместите запись в соответствующую папку в вашей файловой системе.

Вам также следует создать папку с надписью «Требует внимания». Например, если вам нужно сделать запрос относительно подозрительного списания с вашей кредитной карты, или если вам нужно связаться с поставщиком, который не предоставил вам кредит за оплату вашего последнего счета, вы должны сохранить запись или напоминание в эту папку.

Метод ежедневной подачи

Реализуя эту систему, вы можете сократить время, которое вы тратите на поиск в разбросанных документах, за счет того, что ваши файлы организованы в файлы с соответствующими названиями. Создайте распорядок дня для постоянного и надлежащего обслуживания файлов:

1. Соберите почту и просмотрите ее за письменным или кухонным столом.
2. Откройте все почтовые отправления и отложите нежелательную почту и конверты для вторичной переработки.
3. Поместите счета в папку «Bills to Pay».
4. Поместите квитанции в соответствующие папки. Например, краткие сведения о медицинских услугах следует поместить в вашу папку «Медицинские / стоматологические».
5. Все, что требует немедленного внимания, должно быть помещено в вашу папку «Требует внимания», чтобы вы могли быстро о нем позаботиться.

Что хранить и как долго

В большинстве случаев вам следует хранить записи не менее трех лет, поскольку IRS обычно просматривает вашу историю за три года во время налоговой проверки. Однако IRS может выбрать поиск в вашей истории еще за три года, поэтому по этой причине рекомендуется сохранять записи в течение шести лет.

Вот некоторые записи, которые вы должны хранить в течение шести лет:

• Квитанции о любых удержаниях, которые вы указали в своей налоговой декларации
• Брокерские ведомости по операциям, указанным в вашей налоговой декларации
• Записи, относящиеся к продаже дома или другой собственности, указанные в вашей налоговой декларации
• Записи о доходах и расходах вашего малого бизнеса в налоговой декларации

Каждый лист бумаги, подтверждающий информацию, указанную в вашей налоговой декларации, должен храниться в течение шести лет после даты подачи вами.

Однако есть некоторые записи, которые вы захотите сохранить вечно:

• Налоговые декларации
• Контракты
• Акты о собственности и заключительные отчеты
• Записи о ваших взносах в ваши пенсионные планы
• Полисы страхования жизни
• Документы по имущественному планированию, такие как доверенность или трастовый договор

Документы для утилизации

После того, как вы заполнили налоговую декларацию за год, есть некоторые документы, от которых можно отказаться.Если это не относится к вашей налоговой декларации, вы сможете избавиться от следующих предметов:

• Банковские депозитные квитанции и квитанции банкоматов
• Корешки чека
• Квитанции об оплате коммунальных услуг

Последнее слово

Сейчас нет времени, чтобы начать систематизировать свои документы. Чем раньше вы создадите организованную систему хранения документов, тем скорее вы сможете пожинать плоды убранства захламленного дома или офиса. Вам также может быть намного проще получить доступ к любым документам или записям в любое время, когда они вам понадобятся.

Используете ли вы домашнюю файловую систему? Какие стратегии вам понравились?

Как создать эффективную систему подачи документов

Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно
помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа
еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла,
содержат ту же информацию, но помечены по-разному — что за беспорядок!

Устранение проблемы

Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много
«система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор
отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана.
Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы
собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги — домой
или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5.
цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

Создание категорий файлов

Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы
то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы
не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так
будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться
об этих различиях позже.

Подкатегория

Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее снова.
На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. Для
Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

• сберегательный счет
• расчетный счет
• студенческий кредит
• счет кредитной карты

Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие
учетные записи, к которым они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим
любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами — каждый получает свой отдельный
папка.

Цветовое кодирование

Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш
выбор) — а затем мы собираемся поместить каждую подкатегорию в отдельную
висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а
каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой
вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени в
архивирование и поиск документов.

Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации
выделенный цветом просто дает РАЗУМ в вашем мозгу. Когда ты знаешь, что твой
финансовая секция — зеленая, секция вашего дома — синяя, а документы на машину
красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом
переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

Изготовление этикеток

Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты
подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» — назовите ее «кредитная карта: Visa».
Когда вы размещаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт»
(сколько бы их ни было) — вместе в вашем разделе «финансы».

Наша цель — хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это
снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл
в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они
аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

Заполнение ящика

Все, что вам нужно сделать, это разместить файлы в каждой основной категории в алфавитном порядке.
заказ, а затем сложите основные категории в ящик в алфавитном порядке
порядок.

Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными.
в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки
расположены по прямой линии для удобства чтения.

Когда вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите
сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам
и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки
правильный файл без долгого поиска.

, Рамона Крил

Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Keeping You Organisation ».

60+ важных документов и документов для системы подачи документов на дом (контрольный список)

Я хочу охарактеризовать себя как организованного человека, но солгу.Каждый год, с тревогой разнося дом на части, пытаясь раскопать и собрать различные бумаги и документы для подачи налоговой декларации, я обещаю себе, наконец, сесть и организовать все важные бумаги и документы в домашней файловой системе.

И каждый год я нарушаю свое обещание. Это не делается.

Наконец, все это время застряв в доме с covid-19, я надрал себе задницу и создал простую, но всеобъемлющую домашнюю систему хранения наших важных документов и документов.

Как я это сделал? Я исследовал экспертов и применил их многолетние знания и опыт, чтобы создать бесплатный загружаемый контрольный список важных бумаг и документов для домашней системы хранения , чтобы помочь вам создать свою собственную систему регистрации!

Было не весело, но время было потрачено не зря. Теперь я чувствую себя более защищенным и подготовленным к тому, что все наши важные документы организованы так, чтобы я мог быстро получить к ним доступ. И не надо больше бегать, как цыпленок с оторванной головой, каждый год, пытаясь найти случайную квитанцию, когда мы готовим наши налоги.Время и обострение сэкономлено!

И теперь у вас может быть этот контрольный список, но с гораздо меньшим количеством обострений. Пожалуйста.

Кто такие эксперты?

Посмотрим правде в глаза, я средний домовладелец с ограниченными организационными навыками и финансовой смекалкой. Мне нужен совет специалиста.

Удивительно, но советы поступали из самых разных источников — от финансовых гуру, экспертов по дому и саду, блоггеров организаций, высших учебных заведений и даже федерального правительства (!?!?)

И очевидно, что проектирование простой, но всеобъемлющей файловой системы для нашего дома разбито на 3 этапа или вопросов:

1. Что такое «важные» бумаги и документы?
2. Как долго я могу хранить важные документы?
3. Как лучше всего хранить важные документы?

Обратите внимание, что этот пост будет посвящен первому и второму вопросам.Третий вопрос я отвечу в одной из следующих статей.

Что такое бумаги и документы «

Important »?

Что именно делает документ «важным»? Важные бумаги и документы служат одной из этих двух целей:

1. Подтвердите жизненные события

Например, нам нужны документы, связанные с определенными жизненными событиями, такими как свидетельства о рождении, для подтверждения возраста при переходе в детский сад для подачи заявления на получение пособия по социальному обеспечению при выходе на пенсию.

2.Финансовое здоровье

Финансовые документы являются ключом к достижению, поддержанию и управлению здоровым финансовым здоровьем — от своевременной оплаты счетов до уплаты налогов и получения пенсии.

Итак, имея в виду эти две цели, что именно эксперты считают важными бумагами и документами? Эксперты определили более 60 важных бумажных документов, которые каждый домовладелец должен учитывать при составлении своей домашней файловой системы.

Это много документов! Это определенно исчерпывающий список.НО не расстраивайтесь. Почему?

1. Не все документы применимы к каждой семье — например, только часть семей имеет документы об увольнении из армии или документы о натурализации.
2. Многие документы состоят из одного листа бумаги — например, свидетельства о рождении.
3. Эти 60+ важных документов легко делятся на 9 категорий.
   1. Идентификационные документы
   2. Планирование недвижимости
   3. Финансы
   4. Налоги
   5. Недвижимость
   6. Транспортные средства
   7. Образование
   8. 4
   9. 4 Здравоохранение
   10. И эти 60+ документов собраны в одностраничный бесплатный контрольный список для печати (ссылка ниже) для вашего личного использования при организации вашей домашней файловой системы.

   Контрольный список важных бумаг и документов для системы подачи документов на дом

   Я разделил эти 60+ важных статей и документов на 9 категорий. Но прежде чем мы углубимся в эти 9 категорий, вот ссылка на Контрольный список.

   Вы ничего не забудете с этим бесплатным распечатываемым контрольным списком важных бумаг и документов, которые можно систематизировать в домашней файловой системе !

   1.

   Идентификационные документы

   Иногда называемые «личными» документами, эти документы, удостоверяющие личность, устанавливают вашу личность и личность другого члена семьи.Это доказывает, кем вы себя называете, благодаря определенным важным жизненным событиям.

   Эти личные документы обычно выдаются правительством или юридическим лицом, имеют обязательную юридическую силу, часто содержат печати и подписи, и их обычно трудно заменить. Примеры документов, удостоверяющих личность:

   • Свидетельства о смерти
   • Паспорта / Зеленая карта
   • Документы о натурализации
   • Свидетельство о браке и документы о разводе
   • Документы об опеке
   • Водительское удостоверение / удостоверение личности
   • Военный билет
   • Карты социального обеспечения
   • Иммиграция
   • Церковные записи

   2.

   Планировка недвижимости

   В планах

   Estate указано, как вы хотите передать свое имущество, инвестиции и личные вещи после смерти, а также назначить опеку, если у вас есть несовершеннолетние дети. Я не юрист (и не играю в него по телевизору), и я не совсем разбираюсь в планировании наследственного имущества, но знаю, что наличие имущественного плана имеет важное значение. Я не хочу оставлять своим детям / наследникам неразбериху с законом. (К вашему сведению — чтобы упростить планирование недвижимости для нас и наших исполнителей, мы недавно закончили нашу всеобъемлющую семейную и домашнюю переплетную книгу.Я рекомендую вам проверить это, если у вас его еще нет).

   Общие документы, составляющие имущественное планирование, включают:

   • Завещания
   • Завещания о жизни
   • Доверенность
   • Медицинское распоряжение и распоряжение о похоронах
   • Указания получателя

   3.

   Финансы

   Я не могу не напевать песню ABBA «Деньги, Деньги, Деньги!» как я думаю об этой категории. Этот раздел важных документов является сердцем и душой вашего финансового здоровья.

   Видео ABBA просто для развлечения (так как оформление документов — это ТАКОЕ удовольствие 😉)

   Предоставлено YouTube

   Категория «Финансы» включает текущий доход, такой как квитанции о выплатах и ​​государственная помощь, и будущий доход от инвестиционных и пенсионных счетов, таких как 401K, акции и облигации. В эту категорию также входят крупные расходы, такие как счета за обучение, алименты и кредитные карты.

   Краткое примечание по кредитным картам, обязательно сделайте ксерокопии лицевой и оборотной сторон карты на случай утери или кражи.

   • Пенсионные счета (401K, TSP, IRA)
   • Пенсионный план
   • Инвестиционные счета (акции, облигации, паевые инвестиционные фонды)
   • Сберегательные облигации
   • Бухгалтерские книги и выписки банка / кредитного союза
   • Документация по кредитной / дебетовой карте
   • Государственные пособия (социальное обеспечение, ветераны, документы по инвалидности)
   • Безработица
   • Корешки зарплаты
   • Алименты
   • Алименты на ребенка
   • Уход за престарелыми
   • Счета HSA и FSA
   • Плата за обучение в колледже / студенческие ссуды
   • Страхование (имущество, жизнь)

   4.

   Налоги

   Ах, ужасная, но необходимая налоговая документация (извините, парень или девушка из IRS). Независимо от того, нанимаете ли вы профессионала или решаете это самостоятельно, вам потребуются определенные документы и документация для подачи налоговой декларации.

   Эта категория документов объединяет все федеральные налоговые декларации и налоговые декларации штата и сопроводительную документацию. Кроме того, этот раздел также включает в себя место для местной собственности и автомобильного налога, если это применимо. Я живу в Массачусетсе, поэтому мы платим ежегодный налог на автомобили в наш город и налог на имущество штата.

   • Годовые налоговые декларации
   • W-2 и формы 1099
   • Документация
   • Налог на автомобиль
   • Налог на имущество

   5. Недвижимость

   Люблю свой дом, но ненавижу всю бумажную работу, которая с ним связана. Но вы должны хранить свои документы и записи о продажах, а также ипотечный договор.

   А ведение чеков для отслеживания крупных ремонтов или улучшений может помочь двумя способами.

   Во-первых, это потенциально может помочь продать ваш дом быстрее и за большие деньги.Когда мы искали свой дом, мы серьезно рассматривали конкретный дом, который был не совсем нашим стилем, но владелец вел подробный отчет о домашних улучшениях, который был впечатляющим.

   Во-вторых, вы также можете иметь право на налоговые льготы для капитального ремонта вашего дома при продаже.

   И, наконец, небольшое примечание по последнему пункту — инвентарь дома. Я твердо убежден, что в каждом доме, будь то в собственности или в аренде, должен быть какой-то инвентарь. Если у вас его еще нет, обязательно ознакомьтесь с информацией о том, что такое домашний инвентарь? и 12 веских причин для создания домашнего инвентаря.

   • Сделка и продажа
   • Ипотека
   • Коммунальные услуги (электричество, вода, газ, кабель)
   • Квитанции и оценки ремонта дома
   • Квитанции о крупных закупках
   • Опись дома

   6. Автомобиль

   Как и в случае с домом, важно хранить важные бумаги и документы, связанные с вашим автомобилем. В дополнение к праву собственности или договору аренды, вам пригодятся следующие записи, если вы попали в автомобильную аварию или хотите продать свой автомобиль.

   • Право собственности / Документы об аренде
   • Платежи за автомобиль
   • Квитанции о техническом обслуживании
   • Страхование

   7. Здравоохранение

   Организация медицинской документации важна для здоровья и финансового благополучия вашей семьи. Отслеживание записей об иммунизации и обеспечение точного медицинского обслуживания и четкое общение с поставщиками медицинских услуг. А еще есть счета.

   Тьфу.

   Думаю, мы все согласны с тем, что расходы на здравоохранение не из дешевых.Организованные счета помогут вам преодолеть всю бюрократическую волокиту и убедиться, что каждый платит свою долю. Когда в 2016 году родились наши близнецы, мы систематизировали наши счета и выявляли ошибки при выставлении счетов, в конечном итоге сэкономив несколько тысяч долларов.

   В качестве примечания: груды медицинских документов могут быстро расти, поэтому, в зависимости от вашего дела, их лучше всего организовать членом семьи.

   • Медицинская и стоматологическая документация
   • Карта донора органов
   • Записи о прививках
   • Выписки по счетам
   • Страховые претензии
   • Квитанции
   • Ветеринарные документы и счета для домашних животных

   8.Образование / Работа

   Если заработали, сохраните! Сохраните эти степени, военную службу и лицензии. А документы о зарплате и отзывы могут помочь в получении работы своей мечты.

   • Письма о заработной плате и продвижении по службе
   • Ежегодные обзоры работодателей
   • Лицензии / Сертификаты / Обучение
   • Стенограммы / Академическая успеваемость
   • Степени и дипломы
   • Военные ведомости

   9. Другое

   Поскольку каждая семья имеет уникальные ситуации, вот вам уловка для оставшихся документов, которые вы считаете важными.Так что, если он больше нигде не подходит, вот ваша категория. Примеры важных документов, которые подпадают под эту категорию:

   • Наградные счета (программы для часто летающих пассажиров, гостиница, автомобиль)
   • Купоны, ваучеры, подарочные карты
   • Служба жюри
   • Цитаты
   • Онлайн-пароли

   2. Как долго хранить важные документы и документы в домашнем архиве Система?

   Теперь, когда я обошел весь дом и собрал все эти важные документы, чтобы организовать их дома, действительно ли мне нужно все это хранить? Есть ли срок годности документов?

   По мнению финансовых гуру и экспертов, вот как долго вы должны хранить эти документы.

   Документы, которые можно хранить бессрочно

   • Все документы в этих категориях:
   • Пенсия и пенсия
   • Годовые налоговые формы
   • Медицинская карта и карта донора органов
   • Недвижимость (или через 7 лет после продажи)

   Документы, которые нужно хранить в течение 7 лет

   • Выписки банка / кредитного союза
   • W-2 и 1099 формы
   • Вспомогательные налоговые документы, которые включают множество статей в рамках финансовой категории, таких как безработица, государственные пособия, алименты на ребенка и т. Д.
   • Налог на автотранспортные средства
   • Налог на имущество
   • Медицинские и стоматологические счета, квитанции
   • Инвестиционные счета и сберегательные облигации (после продажи)
   • Сделка с недвижимостью (после продажи)

   Документы для хранения в течение 1 года

   • Журналы чековых книжек
   • Корешки чеков
   • Выписки по ипотеке
   • Транспортное средство (после продажи)
   • Страхование (после истечения срока)

   Документы для хранения в течение 1–3 месяцев

   The Takeaway…

   Я безмерно счастлив и рад, что начал процесс сбора важных бумаг и документов моей семьи.Это снизило уровень стресса и повысило эффективность моей работы, особенно во время уплаты налогов.

   Следите за новостями, и в будущем мы расскажем о нашем пути к безопасному и надежному хранению этих важных бумаг и документов и, в конечном итоге, к заполнению нашей семейной домашней файловой системы. А пока, , если вы превысили 😉 и хотите быть еще БОЛЬШЕ организованной, ознакомьтесь с этими 3 сообщениями:

   Что такое домашний инвентарь и 12 веских причин, почему он вам нужен?

   *** Этот пост был показан на вечеринках Marilyn’s Treats Over the Moon Link Party 266 и Grammy’s Grid Unlimited Monthly Link Party ***

   ---

   Если вам понравилось читать этот пост, просто подождите, пока вы не увидите, что я запланировал на будущее! Обязательно подпишитесь на меня в Pinterest, Instagram или Facebook.

   Или еще лучше… Подпишитесь, чтобы читать мой ежемесячный информационный бюллетень. Это похоже на ежемесячное письмо старого друга, который хочет наверстать упущенное (но без необходимости надевать тапочки и идти к почтовому ящику …)

   [Примечание. Мои сообщения с гордостью связаны с этими удивительными ссылками, полными идей и вдохновения для поделок!]

   .